Algemene vaste kostenvergoeding

Door het thuiswerken verandert het kostenpatroon van uw werknemer. Een eerdere onderbouwing klopt daardoor mogelijk niet meer. Hierdoor bent u nu genoodzaakt om de afzonderlijke componenten van de vaste kostenvergoeding opnieuw te toetsen naar aard en omvang. Een kostenonderzoek moet uitwijzen in welke mate de uitgaven van uw werknemers wijzigen. Daarvoor is het vereist dat uw werknemers drie maanden hun werkelijke kosten bijhouden. 

Kunt u de vaste kostenvergoeding nog steeds onderbouwen?
Dan kunt u deze vergoeding onbelast blijven doorbetalen. Ontbreekt een onderbouwing (naar aard en omvang)? Dan is er sprake van belast loon. Wilt u hetzelfde bedrag netto blijven vergoeden, dan moet u de vergoeding (deels) bruteren of toewijzen aan de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

De vergoeding (tijdelijk) bruto uitbetalen of het netto bedrag (tijdelijk) verlagen, is wellicht ook mogelijk. Dit is afhankelijk van wat u hierover in uw arbeidsvoorwaarden hebt afgesproken.

Sinds de coronacrisis werken steeds meer mensen thuis. Dit brengt extra kosten met zich mee voor de werknemer. Denk onder andere aan het verbruik van elektriciteit en koffie/thee.

Vanaf 2022 kan de werkgever een onbelaste thuiswerkvergoeding geven van maximaal € 2 per dag. 

Let wel op: u kunt als werkgever niet de thuiswerkvergoeding én de reiskostenvergoeding woon-werk onbelast uitkeren voor dezelfde werkdag. Slechts één van beide vergoedingen kan onbelast blijven.

Als werkgever is het belangrijk na te gaan of kostenvergoeding, arbeidsvoorwaarden en uw arbobeleid bij thuiswerken nog up to date zijn.

Ga na of u de vaste reiskostenvergoeding en/of kostenvergoeding onbelast kunt blijven betalen aan uw structureel thuiswerkende werknemers? Mogelijk zijn aanpassingen nodig of kunt u een alternatief aanbieden. Een wijziging van arbeidsvoorwaarden kost tijd. Het is raadzaam om uw werknemers tijdig te informeren over eventuele wijzigingen. Zorg daarom dat u snel in actie komt.