HLB Shift “Inkoop bepaalt groot deel van de omzet”

Cees Ubink (mede-oprichter en -eigenaar) en Karin Brommer (managing director) van www.emeritor.com

De marketingafdeling koopt drukwerk, webhosting en andere marcom-middelen in, de ICT-afdeling schaft computers en softwarepakketten aan en weer andere afdelingen zijn verantwoordelijk voor inkoop van grondstoffen voor de productie en het wagenpark. Er is geen uniform beleid als het om inkoop gaat; het gaat veelal gefragmenteerd en ad hoc. Herkenbaar?

Emeritor helpt organisaties met een slimmere inkoop. “Het is een groot misverstand dat het daarbij uitsluitend om besparen gaat”, stelt Cees Ubink, mede-oprichter en –eigenaar van Emeritor. “De prijs is slechts 1 van de 80 elementen. Het gaat erom dat je precies datgene inkoopt wat je nodig hebt. Het gaat dus om het strategisch 
selecteren van leveranciers die toegevoegde waarde kunnen leveren. Misschien is een andere leverancier niet goedkoper, maar levert deze wel een veel betere kwaliteit. Of beschikt een andere leverancier over een technologische voorsprong en biedt het innovatieve oplossingen die je huidige leverancier niet kan bieden. Ook factoren als risicobeheersing en imago spelen een rol. De goedkoopste leverancier is niet per se de beste keuze. De juiste keuze hangt samen met de doelstellingen van een organisatie. Vandaar dat we die eerst in kaart brengen.”

MBA-opleiding

De kennis over inkoop binnen Emeritor is ongekend groot. Cees beschikt over meer dan dertig jaar internationale ervaring in het vak. Hij was onder meer hoofd inkoop bij KLM en zette vervolgens een inkooporganisatie op bij Unisys, een Amerikaans bedrijf met tienduizenden medewerkers wereldwijd. Veel adviseurs werken bovendien al lang bij Emeritor; gelijktijdig met het twintigjarig jubileum van Emeritor worden meerdere jubilea van collega’s gevierd. “Daar ben ik trots op”, aldus Cees. “Ik ben trots op de mensen in het veld en op het feit dat we nog steeds een lerende en ontwikkelende organisatie zijn. We hebben zelfs een MBA-opleiding ontwikkeld. De opleiding is enkele jaren geleden verkocht aan Nyenrode Business Universiteit. Inmiddels zijn er ook leerstoelen, inkoop is een vak geworden.”

Kracht van slimme inkoop

Toen Cees en zijn compagnon Caroline van den Bosch twintig jaar geleden met Emeritor startten, was het inkoopvak nog niet zo erkend. “Hoewel anno 2018 veel bedrijven er nog steeds weinig tot geen tijd aan besteden”, stelt managing director Karin Brommer. “Cfo’s zijn doorgaans vooral bezig met sales en de omzet. Terwijl het bedrijfsresultaat ook voor een groot deel wordt bepaald door de inkoopuitgaven. Álles waar een factuur tegenover staat, is te contracteren en te onderhandelen. De kracht en het rendement van gestructureerde inkoop wordt onderschat. Te vaak zijn er geen afspraken gemaakt over wat, waar en hoe wordt ingekocht. Wij analyseren het inkoopproces en geven aan welke verbetermogelijkheden er zijn. Zo brengen we altijd toegevoegde waarde en dat levert de klant uiteindelijk altijd geld op.”

“Je hoeft niet ziek te zijn om beter te worden”

Maatwerk

Emeritor ontwikkelde een methodiek waarmee heel efficiënt verbeterpunten in beeld worden gebracht. Karin: “We zijn adviseurs die naast de klant staan. We bieden altijd maatwerk. En zijn 100% onafhankelijk, we hebben geen exclusieve afspraken met leveranciers.” Naast het advies en de implementatie van verbeterpunten biedt Emeritor de software-applicatie Inconto, voor het borgen van inkoop- en contractmanagement en digitale factuurverwerking. Sinds kort is er bovendien een nieuwe activiteit: het financieren van crediteuren, onder de naam NCN Capital. “Dat is een logische stap in de keten”, aldus een enthousiaste Cees. “De kopende partij wil zo laat mogelijk betalen, de leverancier wil zijn factuur zo snel mogelijk betaald zien. Factoring is daarvoor een bestaande, maar kostbare oplossing. Met NCN Capital bieden we een platform dat voor beide partijen interessant is. Het is goedkoper, enorm competitief. We gaan zelf overigens geen bank spelen, vandaar dat we hiervoor samenwerken met enkele banken.” 

Duidelijke visie

Enkele jaren geleden stapte Cees uit de dagelijkse leiding van Emeritor. Die is sinds 2,5 jaar in handen van managing director Karin. “Ik kom zelf niet uit het inkoopvak ”, bekent ze. “Waarop Cees heel laconiek zei: ‘dat geeft niet, die hebben we genoeg’. Ik had wel veel ervaring in het samenbrengen van vraag en aanbod. Van Cees en Caroline krijg ik alle vrijheid om onze organisatie verder vorm te geven. Cees is daarbij een belangrijke sparringpartner; hij ziet kansen en heeft een heldere visie.”

“Er was direct een klik, het voelde goed”

Feestje

Gedurende het hele gesprek geeft Cees blijk van zijn enorme ervaring en visie. Namen van opdrachtgevers noemt hij niet, maar praktijkvoorbeelden zijn er te over. “We zorgen voor verbeteringen, we komen niet om de inkoopafdeling weg te bezuinigen.” Cees: “Integendeel. Je hoeft niet ziek te zijn om beter te worden! Het keten-denken is belangrijk. Je moet daarvoor als organisatie volwassener worden; je hebt mensen met ervaring op strategisch niveau nodig.” Karin: “Wij maken voor bedrijven inzichtelijk wie hun belangrijkste leveranciers zijn – of zouden moeten zijn – en helpen ze om daar goede afspraken mee te maken. Als je tweeduizend leveranciers hebt – dat komt écht voor – kun je onmogelijk aan een goede relatie werken.”

‘Emeritor heeft alles keurig op orde’

“Als je op oudjaarsdag wordt gebeld met de vraag of je een bedrijf kunt helpen dat in de knel zit, kijk je wel  even vreemd op. Uiteraard zijn we eerst nagegaan wat de kern van het probleem was. Hoewel het de drukste periode van het jaar was, hebben we het vraagstuk goed kunnen oppakken. Daarbij kregen we alle medewerking van Emeritor. Er was geen enkele grond voor twijfels aan de interne organisatie; Emeritor had (en heeft) alles keurig op orde. Het bedrijf is niet controleplichtig, maar omwille van transparantie laat Emeritor toch een controle uitvoeren. Wij doen dat altijd op locatie. Zodat we zien wie er bij een bedrijf werken, hoe het er reilt en zeilt en we eventueel direct vragen kunnen stellen. Dat werkt erg prettig, voor beide partijen.”