Meldplicht voor uitbetaalde bedragen aan derden door inhoudingsplichtige uitbetalers

De Belastingdienst maakt een onderscheid tussen inhoudingsplichtige (werkgevers die over een loonheffingennummer beschikken) en niet-inhoudingsplichtige uitbetalers.

Niet-inhoudingsplichtige uitbetalers

Voor de niet-inhoudingsplichtige uitbetalers is er niets veranderd per 2022: zij moeten op uitnodiging van de Belastingdienst opgaaf doen van uitbetalingen (inclusief kostenvergoedingen) aan personen die niet bij hun in dienstbetrekking zijn maar wel werkzaamheden of diensten hebben verricht aan de uitbetaler waarbij die personen niet als ondernemer kwalificeren.

De niet-inhoudingsplichtige uitbetaler mag geen BSN doorgeven, wel de geboortedatum en de datum van uitbetaling.

Inhoudingsplichtige uitbetalers

Voor de inhoudingsplichtige uitbetaler is dus wel wat veranderd met ingang van 2022: zij moeten uit eigen beweging uitbetalingen (inclusief kostenvergoedingen) doorgeven. Het gaat dan om uitbetalingen aan personen die niet in dienstbetrekking bij de uitbetaler zijn terwijl die personen geen factuur uitreiken of een factuur waarop geen of € 0 BTW staat.

De inhoudingsplichtige uitbetaler moet wel het BSN opvragen en doorgeven, net als naam, adres, geboortedatum en de datum van uitbetaling.

De meldplicht geldt dus niet voor betalingen aan de volgende natuurlijke personen:

• betalingen aan vrijwilligers (voor zover deze betalingen de maximale vrijwilligersvergoeding niet overschrijden);
• betalingen op grond van facturen die voldoen aan de eisen van de Wet op de omzetbelasting en waarop de BTW is vermeld.

Andere betalingen aan derden moet de inhoudingsplichtige dus wel melden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de betaling van facturen van freelancers met BTW-vrijgestelde prestaties of die gebruikmaken van de kleine ondernemersregeling. Daarop staat namelijk geen omzetbelasting vermeld.

Denk bijvoorbeeld aan de volgende situaties:  

• Zelfstandigen (zonder BV) in de zorg die als natuurlijk persoon betaald krijgen;
• Zelfstandigen in de kinderopvang (zonder BV);
• Zelfstandige (gast)docenten in het onderwijs (zonder BV);
• Commissarissen (die niet voor opting-in gekozen hebben en geen BV hebben).

Aanlevering

De gegevens moeten via het gegevensportaal van de Belastingdienst worden aangeleverd: Login | Belastingdienst Gegevensportalen. Indien voor optie 3 (zie hieronder) wordt gekozen kan dit ook via DigiPoort. Aan DigiPoort zijn kosten verbonden, deze verschillen per aanbieder.

Voor meldingen via het portaal heeft u een gebruikersnaam en wachtwoord nodig: Aanvraag tot aansluiting | Belastingdienst Gegevensportalen

Op de website van de Belastingdienst staan 3 mogelijkheden om aan te leveren: Uitbetaalde bedragen aan derden aanleveren (belastingdienst.nl)

1. Het webformulier: via deze optie moet u iedere betaling afzonderlijk melden (aan te raden bij een beperkt aantal meldingen)
2. Het sjabloon UBD (uitbetaling derden): via deze optie moet u per partij melden, waarbij een spreadsheet van de betaling wordt gedeeld (aan te raden bij meerdere betalingen per partij)
3. Met zelfgebouwde of ingekochte software waarmee u een XML-gegevensbestand kan maken: dit XML-gegevensbestand kunt u dan uploaden in het gegevensportaal. Deze manier van aanleveren is geschikt voor grote aantallen meldingen omdat u in het XML-gegevensbestand betalingen aan meerdere partijen mag opnemen (deze optie werkt zowel via het gegevensportaal als via DigiPoort)

Vragen?

Uiteraard zijn wij graag beschikbaar voor het beantwoorden van uw vragen.