Niet één maar meerdere metamorfoses
Bijna iedereen kent wel het Nederlands Instituut voor Beeld & Geluid, het grote, kleurrijke pand in Hilversum waar een onderzoekscentrum, museum en media-archief in huist. Alles wat met media te maken heeft, komt hier samen. Wat velen niet weten is dat daar momenteel op allerlei vlakken metamorfoses plaatsvinden.
Zo wordt onder andere het museum verbouwd, veranderde de organisatiestructuur en werd er een nieuwe accountant aangesteld: HLB Blömer accountants en adviseurs. Zij maken de veranderingen zodoende van dichtbij mee.
Nieuwe accountant
Ruim een jaar geleden kreeg HLB Blömer Beeld & Geluid in haar portfolio, nadat het instituut via een aanbesteding op zoek ging naar een andere accountant. ‘We vinden dat we eens in de zoveel jaar van accountant moeten wisselen, puur om iedereen scherp te houden’, vertelt Eppo van Nispen tot Sevenaer, die sinds 2018 de rol van algemeen directeur vervult. ‘Wij worden deels gefinancierd door de overheid en controles in z’n algemeenheid worden steeds steviger. Het is dus zaak om erbovenop te zitten. Iedereen die wilde kon zich voor de aanbesteding inschrijven, maar we hebben wel specifiek gezocht naar een kantoor buiten de big four. “The other best”, zeg maar. Dat past beter bij ons. HLB Blömer kwam als beste uit de bus. Vervolgens is het natuurlijk altijd afwachten hoe het “huwelijk” bevalt, maar tot nu toe zijn we heel tevreden.’
Klik
Het klikte direct tussen Jeroen Witteveen en Neeltje van Dalen van HLB Blömer, Eppo en de CFO bij Beeld & Geluid, Harm Post. ‘Het begint allemaal met een stuk communicatie’, aldus Eppo. ‘Dat is voor iedereen persoonlijk, maar moet gewoon op elkaar aansluiten.’ Daarnaast heeft het instituut veel aan de kennis van Jeroen en Neeltje op het gebied van (Europese) subsidies; beiden hebben veel voor de Europese Commissie gewerkt. Jeroen legt uit:
‘Beeld & Geluid is een vooraanstaand onderzoeksinstituut en museum. Omdat ze deels gefinancierd worden vanuit het Rijk is het heel belangrijk dat je precies kunt laten zien dat je het geld besteedt aan datgene waar het voor bedoeld is. Mijn taak is het uitvoeren van de accountantscontrole, ofwel de jaarrekening. Daarnaast zijn er voor de onderzoeken die lopen allerlei subsidies en subsidiestromen. Die kunnen bijvoorbeeld vanuit ministeries, gemeente of de Europese Commissie komen. Neeltje bedient ze op dat gebied. Zij maakt gebruik van de audits die ik meepak en andersom kijk ik wat uit de projecten komt die zij bekijkt en wat dat voor de jaarrekening betekent.’ Neeltje: ‘Tussendoor is het ook belangrijk om steeds te kijken of iedereen nog scherp is, juist omdat het gaat om publiek geld. Dat is ook onze verantwoordelijkheid als accountant.’
‘Omdat ze deels gefinancierd worden vanuit het Rijk is het heel belangrijk dat je precies kunt laten zien dat je het geld besteedt aan datgene waar het voor bedoeld is’
Nieuw museum
Een nieuwe accountant was niet de enige verandering die op de rol stond bij het Instituut voor Beeld & Geluid. Toen Eppo kwam, lagen er al ontwerpen klaar voor de verbouwing van het museum, dat enigszins gedateerd was geraakt. ‘Het museum is wat veel mensen kennen, maar het paste niet meer bij de huidige tijdsgeest. Met de verbouwing is het straks weer “spot on”. Het draait er om digitalisering, nieuwe media, fake news, kunstmatige intelligentie, enzovoorts. De veranderingen in de media zijn ongekend, en dat is hier straks digitaal te zien. We gaan net zo lang door met bouwen tot het echt goed is. En het is pas goed als het bewezen goed is.’
Dynamische organisatie
Wat ook automatisch een metamorfose onderging met de komst van Eppo, was de organisatie zelf. Ze gingen van een rechtlijnige naar een veel dynamischere organisatie. ‘Toen ik hier kwam had je het archief, het museum en de bedrijfsvoering, met daarboven de directie. Iedereen werkte in die pilaren, zoals veel bedrijven doen. Met deze rechtlijnige structuur gingen we in mijn ogen geen impact maken. Op dag één heb ik in mijn openingstoespraak meteen een streep gezet door deze werkwijze. Er is voor ons ontzettend veel te doen nu de toekomst verandert, de samenleving digitaliseert en onze verhouding ten opzichte van media anders wordt. Iedereen doet hier fantastisch werk, maar het is nauwelijks zichtbaar. Het is goed dat het museum verbouwd wordt, maar wat is het idee erachter? Hoe gaan we onze klantgroepen bereiken? Vervolgens zijn we met het hele team na gaan denken over een nieuwe opzet.’ Er kwam meer nadruk te liggen op proces, inhoud en strategie en de afdelingen kregen nieuwe namen, allemaal beginnend met een V. Zo werd de afdeling finance omgedoopt tot “Verantwoorden”, de marketingafdeling tot “Veroveren” en ICT tot “VICTorie”. ‘Het was in het begin even wennen, maar nu merk je dat iedereen het verhaal beter snapt en over kan brengen. Dat is in mijn ogen een echte metamorfose.’ Neeltje vult aan: ‘We merkten het al in de controle. Mensen zeggen niet meer: “ik werk op afdeling X”, maar “ik ben bezig met dit”. Het draait nu meer om waar iemand verantwoordelijk voor is.’
Nieuwe fase
We kunnen dus wel zeggen dat het Instituut voor Beeld & Geluid een nieuwe fase ingaat, ingegeven door diverse frisse winden. Eppo: ‘Ik denk dat veel mensen nog wel eens vergeten wat hier allemaal gebeurt. Ze kennen ons vooral als museum, maar we doen hier ook veel belangrijke wetenschappelijke onderzoeken en zijn het belangrijkste archief wat betreft de Nederlandse media. Twaalf procent van wat je elke dag hoort en ziet, komt hier vandaan. Alles wat uitgezonden wordt, is een milliseconde later al archief. We bewaren veel daarvan voor de eeuwigheid en een groot deel wordt ook weer hergebruikt. Ik denk dat het heel goed is dat we momenteel deze metamorfoses ondergaan. Daardoor kunnen we straks weer jaren vooruit. En daar hebben we graag HLB Blömer bij.’
Tekst: Kelly Bakker - OnderNamen
Fotograaf: Menno Ringnalda
