Thuiswerken door corona: hier moet u als werkgever rekening mee houden

Let op: Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op 18 juni om 15.00 uur. Uiteraard spelen de feiten en de specifieke situatie een grote rol als het gaat om het formuleren van een juist antwoord op de vraag. Wilt u zeker weten welke regels er gelden of wat u moet doen in een specifieke situatie binnen uw organisatie? Neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze pagina. Wij helpen u graag verder!

Apparatuur thuis ter beschikking stellen 

Als werkgever doet u er goed aan apparatuur voor het thuiswerken beschikbaar te stellen. Denk bijvoorbeeld aan een beeldscherm, toetsenbord en muis. Op die manier zorgt u voor een goede werkplek en voorkomt u dat thuiswerkers lichamelijke klachten krijgen door een verkeerde houding. Het is goed om te weten dat vergoedingen, verstrekken en ter beschikking stellen van deze apparatuur gericht zijn vrijgesteld voor de loonheffingen als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. De voorwaarden zijn als volgt:

1. De voorziening is naar het redelijke oordeel van u als werkgever noodzakelijk om het werk behoorlijk uit te kunnen voeren;
2. U als werkgever betaalt de voorziening volledig en berekent de kosten niet door aan de medewerker;
3. De medewerker moet de voorziening teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan u betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Als de medewerker de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet aan u betaalt, moet u vanaf het moment dat hij de voorziening niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen. U mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen en opnemen in de vrije ruimte voor de werkkostenregeling.

Wij adviseren u de medewerkers een overeenkomst te laten tekenen voor de ontvangen apparatuur. Als u wilt, kunnen wij deze overeenkomst voor u opstellen.

Arbo-voorzieningen

Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van Arbo-voorzieningen in de werkruimte thuis is gericht vrijgesteld voor de loonheffingen als:

• die Arbo voorzieningen samenhangen met de verplichtingen van u als werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet;
• de medewerker die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte;
• de medewerker geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt (ook niet via uitruil met brutoloon);
• de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit.

Het Arbeidsomstandighedenbesluit houdt het volgende in: de werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht, dat de medewerker zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. De medewerker heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking. In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig.

In het verleden heeft de Belastingdienst als stelling ingenomen dat voor een belastingvrije voorziening in dit kader een Arbobeleid noodzakelijk is. Heeft u hulp nodig bij het opstellen van het Arbobeleid? Wij helpen u daar graag bij.

Stopzetten kostenvergoedingen

Variabele netto vergoedingen voor reiskosten, bijvoorbeeld op basis van daadwerkelijke werkdagen, moet u zodra de medewerker gaat thuiswerken, stopzetten of bruto uitbetalen.

Vaste netto kostenvergoedingen, waaronder reiskosten, moeten normaal gesproken op den duur stopgezet worden als deze kosten hier niet meer tegenover staan. Indien deze vergoedingen doorlopen en de situatie blijft ongewijzigd, dan wordt deze vergoeding op een bepaald moment loon. 

In dit geval heeft de overheid echter voor de reiskosten toestemming gegeven dat een werkgever voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen verbindt aan een wijziging in het reispatroon van een werknemer. De werkgever kan deze goedkeuring ook toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Dit betekent dat de werkgever voor deze periode mag blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is. Voor meer informatie kunt u terecht op deze pagina over de versoepeling van de reiskostenvergoeding.

Verhoging vrije ruimte voor de werkkostenregeling 

Door het verplicht thuiswerken hebben medewerkers ook zelf meer kosten, zoals extra energielasten. Om werkgevers tegemoet te komen bij de nieuwe kosten als gevolg van de coronacrisis, verhoogt het kabinet de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) naar 3% over de eerste € 400.000 van de loonsom van de werkgever. De eenmalige verhoging is tijdelijk en geldt alleen voor 2020.

Doorlopend afwisselend gebruik van bestelauto’s

Thuiswerken is ook een complicerende factor voor de loonbelastingregeling van het doorlopend afwisselend gebruik van bestelauto’s. Doordat de bestelauto nu voor langere tijd bij de medewerker voor de deur staat, kan de voor het privégebruik toegestane eindheffing van € 300 in gevaar komen. Het kan zijn dat de betreffende medewerker hierdoor alsnog wordt geconfronteerd met een bijtelling bij het loon voor het privégebruik van de bestelauto. Een ‘pardon-situatie’ is er nog niet.

Bijtelling privégebruik auto

De bijtelling voor het privégebruik van de auto kan in beginsel niet worden stopgezet. Belastingheffing vindt, in beginsel, niet plaats op basis van het werkelijke gebruik, maar op basis van het formeel ter beschikking staan van de auto('s). De belastingheffing kan alleen worden voorkomen door de auto en sleutels in te leveren én door formeel en schriftelijk vast te leggen met handtekeningen dat de auto de medewerker niet ter beschikking staat met daarop een boete gedurende een te vermelden tijdvak. Het moet dan ook werkelijk níet mogelijk zijn voor de medewerker om gebruik te kunnen maken van de auto.

Internationale medewerkers

Meer thuiswerken kan in internationale situaties ook nog leiden tot een wijziging van de sociale zekerheidspositie van een medewerker. Dit kan betekenen dat Nederlandse werkgevers op enig moment in het thuisland van de medewerker sociale premies moeten gaan afdragen. Een enorme lastenverzwaring voor u als werkgevers dreigt in dat geval. Inmiddels is door de Nederlandse overheid derhalve aangegeven dat u als werkgever in internationale situaties het thuiswerken kunt negeren en voor de sociale zekerheid kan blijven uitgaan van het arbeidspatroon zoals dat was voordat de Corona-crisis uitbrak. 

Versoepeling administratieve verplichtingen

De Belastingdienst zal een soepel standpunt innemen in het geval dat een werkgever of werknemer gedurende de Corona-crisis een wettelijke administratieve verplichting in redelijkheid niet, niet tijdig of niet volledig nakomt en dit voor zover mogelijk herstelt zodra dat kan. Denk bijvoorbeeld aan het identificeren van de werknemer. Formeel moet de werkgever dit voorafgaand aan de eerste werkdag in levende lijve doen en zelf het kopie van het identiteitsbewijs maken. Voor dit soort situaties kunnen tijdelijk andere oplossingen voor worden gehanteerd. Uiteindelijk moet wel aan de administratieve verplichtingen worden voldaan.