Uitgaven aan groot onderhoud...hoe zit het ook alweer?
Veel ondernemingen en non-profit instellingen hebben onroerend goed in bezit en in gebruik ten behoeve van hun activiteiten. Regelmatig krijgen wij de vraag hoe om te gaan met de uitgaven voor onderhoud aan het onroerend goed? In dit artikel informeren wij u verder.
Juiste classificatie
Van belang is om bij uitgaven aan onderhoud te bepalen welke uitgaven vallen onder groot onderhoud en welke niet. Er is géén sprake van groot onderhoud bij regelmatig voorkomende onderhoudskosten. Deze kosten worden direct ten laste van de resultatenrekening gebracht.
Voorbeelden hiervan zijn: jaarlijkse keuringen, inspecties en kleine reparaties. Daarnaast is er géén sprake van groot onderhoud bij vervanging. In dit geval worden de uitgaven geactiveerd en in gelijke termijnen afgeschreven op basis van de geschatte gebruiksduur. Denk bijvoorbeeld aan een bioscoop die de bioscoopstoelen in het pand heeft vervangen.
Meerjarenonderhoudsplan (MJOP)
Groot onderhoud betreft gepland onderhoud waarbij de planning meestal gebaseerd is op een meerjarenonderhoudsplan (hierna: MJOP). Aan de hand van de huidige staat van het gebouw wordt ingeschat wanneer in de toekomst het onderhoud gepleegd moet worden en welke kosten daarmee samenhangen. Voorbeelden zijn: schilderwerk en gevelreiniging.
Groot onderhoud
Op twee verschillende manieren kan groot onderhoud verwerkt worden in de administratie en de jaarrekening:
- Activeren op de balans onder de materiële vaste activa en vervolgens afschrijven gedurende de geschatte economische levensduur;
- Vorming van een voorziening groot onderhoud waarbij uitgaven voor groot onderhoud ten laste van deze voorziening verantwoord worden.
Onderstaande tabel geeft de belangrijkste verschillen tussen de twee methoden weer:
Voorziening groot onderhoud |
Activeren van kosten groot onderhoud |
|
Moment van nemen van kosten |
In de jaren voorafgaand aan het onderhoud |
In de jaren na het onderhoud |
Afschrijvingen/dotatie aan de voorziening |
Jaarlijks doteren aan de voorziening op basis van de verwachte toekomstige uitgaven |
Afschrijven na ingebruikname . Verschillende jaarlijkse afschrijvingslast als gevolg van verschillen in de verwachte gebruiksduur |
Voorwaarden |
Mag alleen toegepast worden bij groot onderhoud |
Toe te passen bij groot onderhoud en (vervangings)investering |
Welke methode kiezen?
Om de omvang van de voorziening betrouwbaar te kunnen bepalen, is het noodzakelijk om een goed MJOP te hebben. Periodiek dient het MJOP geactualiseerd te worden en dienen offertes opgevraagd te worden om de toekomstige uitgaven goed te kunnen inschatten. Het is dus relatief meer werk dan het activeren van de uitgaven van groot onderhoud op de balans. Het voordeel is dat er beter inzicht is in de omvang van de toekomstige uitgaven aan groot onderhoud. Bij het activeren van uitgaven op de balans is het van belang om de levensduur van de post goed in te schatten. Deze methode is relatief eenvoudig.
Ervaring in de praktijk
In de praktijk zien wij dat veel klanten graag een voorziening groot onderhoud willen vormen. Het hebben van een goed, geactualiseerd MJOP is dan een vereiste en dat is niet altijd goed te realiseren. Het activeren van kosten van groot onderhoud is dan een goed alternatief.
