Werkkostenregeling (WKR): wel of geen 80% eindheffing

Vrije WKR ruimte voor het jaar 2023

Voor het jaar 2023 wordt uitgegaan van een vrije ruimte die voor de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom 3,0% van dat deel van die loonsom bedraagt. Voor het restant van de fiscale loonsom dat meer bedraagt dan € 400.000 blijft het percentage in 2023: 1,18%

Graag ontvangen wij de definitieve specificatie 2023 waaruit blijkt of de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers al dan niet binnen het WKR forfait vallen. Indien het WKR forfait is overschreden, wordt het meerdere belast met een eindheffing van 80%. De verschuldigde eindeheffing WKR over het kalenderjaar 2023 dient uiterlijk te worden verwerkt in de aangifte loonheffingen van februari 2024. Graag ontvangen wij de definitieve WKR specificatie over 2023 uiterlijk woensdag 31 januari 2024 van u.

Niet aangewezen vergoedingen en verstrekkingen vormen regulier belastbaar loon voor de werknemer en dienen dus in de loonadministratie te worden opgenomen. Desgewenst kunt u als werkgever deze vergoedingen en verstrekkingen via de gebruteerde eindheffing afrekenen. Uw informatie hieromtrent ontvangen wij graag uiterlijk donderdag 4 januari 2024 van u om ze te kunnen verwerken in de salarisadministratie 2023.

Concernregeling

De eindheffing van de werkkostenregeling wordt per werkgever berekend. U mag deze eindheffing ook op concernniveau berekenen. Binnen het concern berekent u de vrije ruimte door het totale fiscale loon van elke inhoudingsplichtige die deel uitmaakt van het concern, bij elkaar op te tellen. Dat kan voordelig zijn omdat u zo de vrije ruimte van alle concernonderdelen kunt benutten. In de collectieve vrije ruimte kunt u alle door de concernonderdelen aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen opnemen. Let er wel op dat het concernonderdeel met het hoogste fiscale loon de eindheffing moet betalen over de overschrijding van de collectieve vrije ruimte. Uiterlijk bij de 2^e aangifte 2024 moet worden besloten over toepassing van de concernregeling 2023.

Wanneer is er sprake van een concern?

U kunt de concernregeling alleen toepassen als alle deelnemende concernonderdelen het hele kalenderjaar een concern vormen. Concernonderdelen die tijdens het kalenderjaar deel worden van het concern of uit het concern verdwijnen, vallen dus buiten de concernregeling. Er is sprake van een concern als:

• u een belang van ten minste 95% in een ander inhoudingsplichtige hebt
• een andere inhoudingsplichtige een belang van ten minste 95% in u heeft
• een derde een belang heeft van ten minste 95% in u en daarnaast een belang van ten minste 95% in de andere inhoudingsplichtige.

Stichtingen die financieel, organisatorisch en economisch zodanig met elkaar zijn verweven dat zij een eenheid vormen, komen ook in aanmerking voor de concernregeling. Er is sprake van zo’n stichting als aan de volgende 2 voorwaarden is voldaan: 

• een stichting heeft het recht om nieuwe bestuursleden van een andere stichting te benoemen.
• een stichting heeft recht op het vermogen van een andere stichting als die ophoudt te bestaan.

Let op: Een samenhangende groep inhoudingsplichtigen is niet altijd een concern.

Let op: De concernregeling heeft ook een nadeel in het kader van de verruimde vrije ruimte voor het jaar 2023. Volgens de Belastingdienst kunt u maar één keer profiteren van het tariefopstapje (3,0% in 2023) over de eerste € 400.000 van de loonsom. Dit pakt vooral in 2032 nadelig uit. Als u daarom afziet van de concernregeling betekent dit dat elke werkgever zijn eigen WKR-administratie moet voeren. U moet daarom zorgvuldig afwegen of u de concernregeling wel of niet wilt toepassen.

Administratieve verplichtingen

Bij toepassing van de concernregeling legt u per deelnemer de volgende gegevens vast:

• De naam en het loonheffingennummer
• Het totaal van het fiscale loon
• Een overzicht van alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen waarvoor de deelnemer gebruikmaakt van de vrije ruimte
• Een berekening van de te betalen eindheffingen op concernniveau en de naam van de deelnemer die de eindheffing aangeeft en betaalt.