HLB Nannen over op digitale handtekening

De overgang van fysiek naar digitaal

Per 1 april 2023 gaan wij zowel intern als extern over van de fysieke handtekening naar de digitale handtekening 

De beslissing om volledig over te gaan van de fysieke handtekening naar de digitale handtekening was geen moeilijke keuze.

De belangrijkste argumenten van de digitale handtekening zijn het gebruiksgemak voor u als klant, efficiency, vereenvoudiging van werkprocessen en duurzaamheid. Zo wordt het voor u veel eenvoudiger om de nodige documenten te ondertekenen en vervolgens te downloaden vanuit de eigen mailbox. Verder willen wij graag verduurzamen door minder te printen. En zorgt een digitale handtekening ervoor, dat onze processen eenvoudiger en efficiënter verlopen. Kortom, een verbetering, die noodzakelijk is, past in deze tijdsgeest en waar u en ook wij veel plezier aan gaan beleven.

Onze partner ValidSign

Na goede gesprekken te hebben gehad met ValidSign, kwamen we snel tot de conclusie, dat ValidSign onze partner zou worden om de digitale handtekening te faciliteren. ValidSign heeft ervoor gezorgd dat de complete omgeving waar wij in gaan werken een HLB Nannen look en feel kreeg, waardoor onze relaties en klanten in een vertrouwde omgeving terecht komen. 

Wat merkt u ervan? 

Het grootste voordeel voor u is, dat het ondertekenproces en het retour sturen van getekende documenten veel gemakkelijker en sneller gaat. Waar u tot op heden veel handelingen moest uitvoeren om een handtekening te kunnen zetten en de getekende documenten vervolgens te retourneren, is er nu maar één handeling nodig.

Hoe werkt het?

Indien u gevraagd wordt één of meerdere documenten te ondertekenen krijgt u via de mail een uitnodiging toegestuurd om documenten te ondertekenen. In deze mail wordt u doorverwezen naar het document, of de documenten. Dat kan vanaf uw laptop, computer,  tablet of telefoon. Na het zetten van de digitale handtekening krijgt u een nieuwe mail, met in de bijlage het door u getekende document bedoeld voor uw eigen (digitale) archief. Op deze wijze kan een ondertekeningproces binnen enkele minuten afgerond worden.

Wetgeving elektronische handtekening

Nederland heeft enkele jaren geleden de Europese richtlijn met betrekking tot digitale handtekeningen geïmplementeerd. Artikel 15a van het Burgerlijk Wetboek Boek 3 geeft aan dat een elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening kan hebben.

HLB Online

Wat zal blijven is onze HLB Online omgeving (ofwel onze portal). Dit is de plek waar vooral fiscale aangiften, kredietrapportages en publicatie rapporten door u worden geaccordeerd en vervolgens worden doorgestuurd naar de uitvragende partijen, zoals de belastingdienst, banken en de KvK. U kunt dus nog steeds blijven inloggen via onze portal HLB Online.  

Maakt u nog geen gebruik van HLB Online, dan gaan wij u binnenkort benaderen, zodat ook u er gebruik van kan maken. Wij zullen u daarbij ondersteunen en de voordelen van HLB Online uitleggen. Ook u kunt dan uw aangiften digitaal accorderen, zodat ook voor u dit proces efficiënter en duurzamer verloopt. Daarnaast kunt u uw aangiften en rapportages terugzien in uw eigen HLB Online omgeving.