Met een goede administratie kunt u als werkgever optimaal gebruikmaken van de werkkostenregeling

Vragen zoals: 

• Welke vergoedingen en verstrekkingen aan mijn werknemers komen ten laste van de vrije ruimte? 
• Welke vergoedingen en verstrekkingen zijn juist weer vrijgesteld? 

In beginsel vallen alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers binnen de reikwijdte van de WKR. Het inregelen van een correcte en volledige WKR-administratie wordt dan ook vaak ervaren als een grote administratieve last.  

WKR-administratie

Het opstellen van een jaarlijkse WKR-administratie is geen keuze, maar een verplichting. Mocht er sprake zijn van een overschrijding van de vrije ruimte dan leidt dit tot een eindheffing van 80%. De WKR biedt mogelijkheden voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers. Het is daarom belangrijk om de WKR-administratie goed te onderhouden zodat u als werkgever optimaal gebruik kan maken van de vrije ruimte.

Bijzonderheden WKR 2020-2021 i.v.m. Corona

In het kader van de Corona-crisis heeft de wetgever extra aandacht besteed aan de voorwaarden voor werkgevers om vergoedingen en verstrekkingen aan (deels) thuiswerkende werknemers te kunnen bieden. 

Een specifiek onderdeel dat tijdens de Corona-crisis aandacht heeft gekregen zijn de vaste reiskostenvergoedingen. De onbelaste vaste reiskostenvergoedingen die al voor 13 maart 2020 door een werkgever aan een werknemer zijn toegekend mogen op grond van een goedkeuring op dezelfde voet doorbetaald worden tot vooralsnog 1 oktober 2021.
Reiskostenvergoedingen die na 13 maart 2020 zijn overeengekomen mogen alleen onbelast worden uitgekeerd indien deze reiskosten ook daadwerkelijk gemaakt worden door de werknemer.  

Ook voor overige reeds bestaande onbelaste kostenvergoedingen is van belang om deze in beeld te hebben en aan te passen waar nodig. Alleen wanneer de bewuste kosten tijdens de Corona-crisis nog gemaakt worden door de werknemer, kan een vaste kostenvergoeding daarvoor in 2021 nog onbelast doorbetaald worden.

Voor de extra kosten wegens thuiswerken heeft de overheid niet voorzien in een vaste onbelaste kostenvergoeding. Het kabinet heeft wel aangekondigd om te bekijken of vanaf 2022 een structurele tegemoetkoming voor de extra kosten die thuiswerkers maken kan worden gerealiseerd. Als voorlopige tegemoetkoming bedraagt de vrije ruimte over de eerste € 400.000 loonsom ook in 2021 3%. Ondertussen zal dus per situatie beoordeeld moeten worden welke vergoedingen en verstrekkingen onbelast mogelijk zijn. 

Advies nodig?

Mocht u hulp kunnen gebruiken bij het opstellen van de WKR-administratie of specifieke WKR-vragen hebben dan zijn onze specialisten beschikbaar om in overleg met u de bijzonderheden binnen uw organisatie door te lopen op aandachtspunten voor de WKR.