Btw-tip! Binnenkort op wintersport? Sommige uitgaven kunnen zakelijk zijn!

Wanneer is het zakelijk?

Ook tijdens de vakantie kunt u zakelijke kosten maken. Gaat u met de auto van de zaak, dan is de getankte brandstof een zakelijke kostenpost en is de btw aftrekbaar, ook al betreft het een privé-rit. Of stel dat uw laptop uitgerekend tijdens de vakantie crasht en u koopt ter plaatse een nieuwe. Mits u de laptop maar zakelijk gebruikt, dan is de btw aftrekbaar.

Btw terugvragen

In alle landen van de Europese Unie (EU) kunt u de btw terugkrijgen op zakelijke uitgaven die u daar doet. Dit gaat tegenwoordig een stuk makkelijker dan vroeger, namelijk via de Nederlandse Belastingdienst. Het verzoek om teruggave dient u digitaal in. Daartoe heeft u inloggegevens nodig, die u aanvraagt bij de Belastingdienst via het hulpmiddel Aanvraag inloggegevens voor terugvragen btw uit andere EU-landen.

Minimumbedragen

Om voor teruggaaf in aanmerking te komen, moet u voldoen aan een minimumbedrag. Die drempel is afhankelijk van het moment van aangifte. Doet u het verzoek na afloop van een kalenderjaar? Dan moet u - per land - minstens € 50 aan btw per jaar terug te vragen hebben. U kunt de btw ook per kwartaal terugvorderen als het bedrag ten minste € 400 per kwartaal betreft. Dit bedrag zult u bij uw skivakantie niet snel halen.

Let op! Attendeer ook uw werknemers op het belang van zakelijke buitenlandse facturen. Alle kleine beetjes helpen immers. 

Administratieve last

Bij het terugvragen van de btw komt wel wat administratieve rompslomp kijken. Voor kleinere bedragen zal het terugvragen van btw daarom niet echt lonen. Maar als u of uw werknemers vaker in andere EU-landen verblijven, loont het beslist de moeite.

Niet contant betalen

Ook dient u te beschikken over een btw-factuur die aan de factuurvereisten voldoet, bijvoorbeeld dat de factuur op naam is gesteld. Bij tankbonnen zal dat vrijwel nooit het geval zijn. In veel landen kan tot een grensbedrag (meestal € 100 inclusief btw) gebruik gemaakt worden van een vereenvoudigde factuur, dus zonder naamsvermelding. Voor tankbonnen kan bovendien een hogere grens gelden, mits u de zakelijke aanwending kunt aantonen. Dit kan bijvoorbeeld door te betalen met zakelijke pinpas of creditcard. Contant brandstof afrekenen is daarom af te raden.

Let op! Voor landen buiten de EU moet u bij de Belastingdienst van het betreffende land informeren of u de btw terug kunt krijgen en op welke manier.

Heeft u vragen over het terugvorderen van in de EU betaalde btw, neem dan contact met ons op.