Corona-reorganisatie? Dit komt er juridisch bij kijken

Eén van de aandachtspunten uit de NOW-regeling 1.0 is dat veel ondernemers die gebruikmaken van de NOW-regeling in de periode tussen 1 maart 2020 tot en met 31 mei 2020 beperkt worden in hun mogelijkheid om afscheid te nemen van medewerkers door middel van een reorganisatie. Kortom: u kunt in deze periode niet zomaar medewerkers ontslaan. Doet u dit toch? Dan kunt u beboet worden met een aanzienlijke (straf)korting op de NOW-subsidie. Maar: het einde van de periode waarin ondernemers die een beroep hebben gedaan op de NOW-regeling geen reorganisatie mogen doorvoeren zonder hiervoor een boete te krijgen, komt in zicht.

De procedure

Bij een (voorgenomen) reorganisatie wegens bedrijfseconomische omstandigheden (ontslagen) zal de procedure vooral digitaal verlopen (per post is ook nog mogelijk). Als ondernemer moet u uw aanvraag voor de ontslagvergunning(en) via het werkgeversportaal digitaal indienen bij het UWV (of per post bij één van de UWV – AJD kantoren). De ontslagaanvraag bestaat uit drie delen:

• Formulier A (algemene werkgeversgegevens);
• Formulier B (dit is een formulier dat gaat over de voor ontslag aangedragen medewerker(s) dat u moet invullen voor iedere medewerker voor wie u ontslag aanvraagt);
• Formulier C (onderbouwing van de ontslagaanvraag).

Het UWV beoordeelt vervolgens of uw aanvraag volledig is. Zijn alle vragen beantwoord, geven de antwoorden voldoende informatie om de aanvraag te kunnen beoordelen en zijn alle noodzakelijke (o.a. financiële) bijlagen ingediend? Dan neemt het UWV de ontslagaanvraag in behandeling. Is dit niet het geval? Dan kunt u de ontslagaanvraag binnen acht dagen na mededeling hiervan door het UWV aanvullen.

Het UWV licht de medewerker(s) in over de ingediende ontslagaanvraag, waarna zij veertien dagen de tijd krijgen om op de ontslagaanvraag te reageren en/of bezwaar te maken. Is de zaak na reactie van de medewerker direct voldoende duidelijk, dan ontvangen u en de betreffende medewerker de beslissing van het UWV. Geeft het verweer van de medewerker aanleiding om hier een reactie van u op te vragen? Dan volgt een tweede – in beginsel – wederom schriftelijke ronde waarin u allebei in de gelegenheid krijgt binnen zeven dagen op elkaars argumenten te reageren met een zogenoemde zienswijze. Deze termijnen kunnen overigens, als bijzondere omstandigheden dit noodzakelijk maken, worden verlengd.

Het UWV kan na de eerste- of tweede schriftelijke ronde:

• U of uw medewerker verzoeken aanvullende gegevens of bescheiden te verstrekken binnen een door het UWV te bepalen termijnen; en/of
• deskundigenadvies inwinnen.

De hierboven beschreven procedure volgt uit de Regeling UWV ontslagprocedure. De behandeling van een complete, gedegen ontslagaanvraag met één schriftelijke ronde duurt volgens het UWV ongeveer vier weken. Tegen de beslissing van het UWV om wel of geen ontslagvergunning(en) te verlenen, staat beroep open bij de kantonrechter (voor u als werkgever binnen twee maanden na de beslissing van het UWV en voor de medewerker binnen twee maanden na het einde van zijn/haar arbeidsovereenkomst).

De onderbouwing van de ontslagaanvraag

Het UWV beoordeelt volgens een vast toetsingskader of er bedrijfseconomische omstandigheden zijn die leiden tot het vervallen van arbeidsplaatsen (is er een noodzakelijk voor reorganisatie?) en of u voldoende inspanning heeft verricht wat de mogelijke herplaatsing van de medewerker(s) betreft. Kortom, is voldaan aan de voorwaarden van artikel 7:669 lid 3 sub a Burgerlijk Wetboek? U moet in dat kader aannemelijk maken dat:

• structureel (bezien over een periode van tenminste zesentwintig weken) arbeidsplaatsen vervallen door (volledige) bedrijfsbeëindiging of door maatregelen die om bedrijfseconomische redenen nodig zijn voor een doelmatige bedrijfsvoering;
• de juiste volgorde voor ontslag is toegepast (het zgn. ‘’afspiegelingsbeginsel’’);
• er geen mogelijkheden zijn om de medewerker(s) binnen een redelijke termijn al dan niet met behulp van scholing te herplaatsen in een andere passende functie binnen de onderneming of groep van de werkgever.

Bovenstaande onderwerpen komen via diverse vragen uitgebreid aan bod in Formulier C.

De beantwoording van die vragen vereist de nodige voorbereiding. Wilt u als ondernemer bijvoorbeeld bepaalde (onmisbare) medewerker(s) per se behouden? Dan moet u zich voorafgaand aan de procedure goed voorbereiden. Neem voor advies hierover contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze pagina, wij helpen u graag verder.

Aandachtspunten reorganisatie(s)

Wet melding collectief ontslag (WMCO)

Wilt u als werkgever binnen een tijdsbestek van drie maanden twintig of meer medewerkers ontslaan om bedrijfseconomische redenen? Dan kan de Wet melding collectief ontslag (WMCO) van toepassing zijn. Is de WMCO van toepassing, dan moet u uw voornemen om tenminste twintig medewerkers te ontslaan tijdig schriftelijk en gemotiveerd melden bij een vereniging van werknemers (de vakbond) én bij het UWV. Doet u dat niet, dan kan de medewerker zich binnen twee maanden na de dag waarop hij/zij redelijkerwijs op de hoogte van uw misstap had kunnen zijn tot de kantonrechter wenden en de opzegging en/of gesloten beëindigingsovereenkomst laten vernietigen of om een redelijke vergoeding verzoeken.

In de melding moet u opgeven of en wanneer de ondernemingsraad (zie hieronder) zal worden geraadpleegd. Het doel hiervan is het stimuleren van overleg tussen de vakbond(en) en uzelf over het voorkomen en/of verminderen van de voorgenomen ontslagen en het verzachten van de gevolgen door een sociaal plan (waarbij doorgaans wordt ingezet op een ‘beëindigingsvergoeding’ van tenminste de transitievergoeding).

De arbeidsovereenkomsten kunnen niet eerder worden opgezegd, ontbonden en/of door een vaststellingsovereenkomst (VSO) worden beëindigd dan een maand nadat u het voornemen daartoe heeft gemeld, tenzij uit een verklaring van de vakbond(en) blijkt dat zij zijn geraadpleegd en dat zij zich met de beëindigingen kunnen verenigen. Is er een schriftelijke verklaring van de vakbonden waarin de noodzaak tot reorganiseren wordt bevestigd? Dan hoeft u bij het UWV, zoals hiervoor beschreven, niet langer de noodzaak aan te tonen van de door u gewenste maatregelen voor een doelmatige bedrijfsvoering (reorganisatie) die leiden tot het verval van arbeidsplaatsen. 

Wet op de ondernemingsraden

U bent verplicht advies te vragen aan de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging voordat u besluiten neemt die belangrijke gevolgen kunnen hebben voor de onderneming. Dit betreft onder andere de volgende situaties:

• het verplaatsen van de bedrijfsactiviteiten c.q. het bedrijf;
• wijzigen van de organisatie;
• het stopzetten van de productie;
• het inkrimpen van de activiteiten.

De verplichting om advies te vragen geldt bij ieder voorgenomen besluit dat kan leiden tot:

• het verlies van de arbeidsplaatsen van tenminste 25% van de medewerkers die in de onderneming werken;
• een belangrijke verandering van de arbeid, de arbeidsvoorwaarden of de arbeidsomstandigheden van tenminste 25% van de medewerkers die in de onderneming werken.

U bent verplicht advies te vragen over het voorgenomen besluit op het moment dat het advies nog invloed kan hebben op dat besluit. Doorgaans wordt daarbij het medezeggenschapsorgaan vier tot zes weken gegund om advies uit te brengen. Dit alles volgt uit de Wet op de ondernemingsraden (artikel 25, 35 en 35b WOR). Het UWV vraagt u ook of u de ondernemingsraad, de personeelsvertegenwoordiging of de personeelsvergadering om advies heeft gevraagd.

De transitievergoeding

Heeft u van het UWV, al dan niet na raadpleging van de ondernemingsraad en/of de vakbonden, toestemming gekregen uw corona-reorganisatie door te voeren en diverse arbeidsovereenkomsten op te zeggen? Dan geldt dat u bedacht moet zijn op de financiële gevolgen van die opzeggingen. De wet bepaalt namelijk dat u als werkgever aan de medewerker een transitievergoeding bent verschuldigd als u de arbeidsovereenkomst opzegt (kortom, als u de medewerker ontslaat). Die transitievergoeding is voor elk jaar dat de arbeidsovereenkomst heeft geduurd gelijk aan een derde van het loon per maand en een evenredig deel daarvan voor een periode dat de arbeidsovereenkomst korter dan een jaar heeft geduurd. 

De transitievergoeding bedraagt maximaal € 83.000 (1 januari 2020) of een bedrag gelijk aan maximaal het loon over twaalf maanden als dat loon hoger is dan dat bedrag.

U moet de transitievergoeding betalen ongeacht de reden van het ontslag. Dus ook in deze coronacrisis, waarin ondernemers elke euro hard nodig hebben om te overleven, moet u een transitievergoeding ‘gewoon’ betalen. Dat kan bij een grote reorganisatie c.q. een flinke reductie van het personeelsbestand een grote kostenpost zijn. Leidt betaling ineens tot aanvaardbare gevolgen voor de bedrijfsvoering? Dan mag u de transitievergoeding in termijnen betalen, verspreid over een periode van maximaal zes maanden na de ontslagdatum.

Opstellen van een beëindigingsovereenkomst met wederzijds goedvinden (de vaststellingsovereenkomst)

Het merendeel van de ontslagzaken worden tussen u en de medewerker onderling, al dan niet met behulp van gemachtigden, geregeld. In dat geval maakt u onderling afspraken over de beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Die afspraken hebben betrekking op onder andere:

• financiële afhandeling;
• inleveren van bedrijfseigendommen;
• afspraken met betrekking tot non-concurrentie-, relatie- en anti-ronselbeding;
• de einddatum van het dienstverband;
• getuigschrift.

Is de vaststellingsovereenkomst correct opgesteld, dan komt de medewerker mogelijk in aanmerking komt voor een WW-uitkering. Het opstellen van een vaststellingsovereenkomst is maatwerk. Wilt u hierover advies? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze pagina.

Komen u en uw medewerker tot een akkoord via een vaststellingsovereenkomst? Dan is het indienen van een ontslagaanvraag bij het UWV niet nodig.

Een medewerker heeft bij de beëindiging van zijn/haar dienstverband met wederzijds goedvinden, ofwel middels de vaststellingsovereenkomst, overigens geen recht op een transitievergoeding. In de huidige tijd kunt zich natuurlijk afvragen waarom een medewerker nog akkoord zou gaan met een vaststellingsovereenkomst als u niet bereid bent om tenminste een bedrag ter hoogte van de transitievergoeding te betalen. Vóór de coronatijd zagen we in de praktijk dat bij ontslag met wederzijds goedvinden er vrijwel altijd sprake was van een ontslagvergoeding van minimaal de transitievergoeding of een andere vorm van vergoeding (bijvoorbeeld: de vrijstelling van arbeid met behoud loon en emolumenten). Hoe dit gaat uitwerken in het coronatijdperk is nog onbekend.

Conclusie

In een corona-reorganisatie zit veel voorbereidingstijd én het gaat om maatwerk. Begin daarom op tijd, stel een tijdpad vast, verzamel de juiste gegevens en overleg met betrokkenen (aandeelhouders, adviseurs, ondernemingsraad en/of de vakbond afhankelijk van de hoeveelheid voorgenomen ontslagen). U moet er daarbij ook rekening mee houden dat u ook na de corona-ontslagen transitievergoedingen verschuldigd bent aan uw (ex-)medewerkers. De transitievergoedingen kunnen (forse) kostenposten opleveren waarbij aan de voorzijde helder moet zijn of de onderneming de betreffende kosten kan ophoesten.

Heeft u naar aanleiding van het voorgaande vragen en/of opmerkingen? Of heeft u hulp nodig bij de voorbereiding van eventueel ontslag van uw medewerker(s)? Neem dan gerust contact met ons op via onderstaande contactgegevens. Wij helpen u graag verder.