4 eindejaarstips voor werkgevers

1. Benut uw mogelijkheden binnen de werkkostenregeling

Beoordeel uw nog resterende vrije ruimte en bekijk of zaken die u in 2023 wilt vergoeden/verstrekken nog in 2022 kunnen worden vergoed/verstrekt (bij ‘vergoeden’ koopt de werknemer de zaak en betaalt u hem terug, bij ‘verstrekken’ koopt u de zaak en geeft u deze aan de werknemer). Het is namelijk niet mogelijk om de vrije ruimte die in 2022 over is, door te schuiven naar 2023.

Let op!

De vrije ruimte wordt in 2023 verruimd. Tot een loonsom van € 400.000 bedraagt de vrije ruimte dit jaar 1,7% en volgend jaar 3%. Over het meerdere blijft de vrije ruimte 1,18%. Dreigt u dit jaar de vrije ruimte juist te overschrijden, overweeg dan het verschaffen van vergoedingen en verstrekkingen uit te stellen tot 2023, vooropgesteld dat u verwacht in 2023 binnen de vrije ruimte te blijven.

Houd rekening met het gebruikelijkheidscriterium. Ongebruikelijk betekent in dit verband een afwijking van 30% of meer van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het betekent echter niet dat alleen zakelijke vergoedingen en verstrekkingen in de werkkostenregeling kunnen worden ondergebracht.

Tip! Maak gebruik van de doelmatigheidsmarge van € 2.400 per persoon per jaar. Tot dit bedrag beschouwt de Belastingdienst de vergoedingen/verstrekkingen in ieder geval als gebruikelijk. Het bedrag van € 2.400 geldt in alle redelijkheid, dus bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet op het minimumloon of als stagiair. Overigens betekent dit niet dat het bedrag van € 2.400 per definitie onbelast is. Het bedrag telt ‘gewoon’ mee voor de vrije ruimte en als u die vrije ruimte overschrijdt, betekent dat een heffing van 80%. Heeft u nog geen andere belaste vergoedingen of verstrekkingen gehad, dan kunt u zichzelf dit jaar als dga bijvoorbeeld ook een eindejaarsbonus geven van € 2.400. Staat uw partner ook op de loonlijst, dan geldt dit ook voor hem of haar. Een dergelijke bonus kan strijdig zijn met de voorwaarden voor NOW en/of TVL.

Raadpleeg uw adviseur hiervoor. Heeft u meerdere bv’s, dan kunt u binnen de werkkostenregeling (WKR) de concernregeling toepassen en kan een bv die tot een concern behoort de ongebruikte vrije ruimte van een andere bv binnen hetzelfde concern benutten. Door de grotere vrije ruimte bij een loonsom tot € 400.000, is het gebruik van de concernregeling echter niet altijd voordelig. Als u de concernregeling toepast, kunt u namelijk maar één keer profiteren van de extra vrije ruimte van 1,7% over de eerste € 400.000 van de loonsom. Vanaf 2023 is dit zelfs 3%. Het gebruik van de concernregeling is optioneel en u hoeft uw keuze pas ná 2022 te bepalen. Maak alleen gebruik van de concernregeling binnen de WKR indien deze positief voor u uitpakt. Houd er hierbij rekening mee dat de concernregeling alleen geldt voor bv’s, nv’s en stichtingen en dat een belang van minimaal 95% gedurende het gehele jaar vereist is.

Tip! Vier kerst dit jaar ‘WKR-optimaal’ met uw personeel en geef bij dreigende overschrijding van de vrije ruimte in plaats van een kerstpakket eens een nieuwjaarsgeschenk. En een bedrijfsfeestje is begin 2023 misschien net zo gezellig als eind 2022. Omdat deze verstrekkingen dan in 2023 plaatsvinden, komen ze ook ten laste van de vrije ruimte in 2023. Schuiven heeft overigens alleen zin heeft als u in 2023 niet met dezelfde dreigende overschrijding van de vrije ruimte te maken krijgt. Een kerstborrel op de eigen werkvloer heeft geen gevolgen voor de vrije ruimte. Gaat de borrel binnenshuis gepaard met een maaltijd, dan komt voor de maaltijd wel het forfaitaire bedrag van € 3,35 per werknemer ten laste van de vrije ruimte (mits u dat aanwijst als eindheffingsbestanddeel). Dit is echter altijd aanmerkelijk minder dan de werkelijke waarde van een maaltijd buiten de deur, die anders ten laste van uw vrije ruimte was gekomen. Nodigt u ook de partners van de werknemers uit voor het kerstdiner? Dan moet u voor die partners ook € 3,35 rekenen.

2. Vraag tijdig de WBSO aan

Werkgevers die innovatieve activiteiten verrichten, kunnen via de WBSO een fiscale tegemoetkoming krijgen in de vorm van een percentage van de gemaakte kosten. Deze kosten bestaan uit de direct toerekenbare salariskosten plus de overige toerekenbare kosten van innovatie. Uw (online!) aanvragen voor de eerste periode van 2023 moeten uiterlijk 20 december 2022 bij RVO (rvo.nl) binnen zijn. 

3. Verhoging belastingvrije reiskostenvergoeding in 2023

Stelt u geen vervoermiddel ter beschikking aan uw werknemer, dan kunt u de werknemer een belastingvrije vergoeding van maximaal € 0,19/km geven. Het maakt daarbij niet uit op welke wijze de werknemer reist. Dit geldt voor zowel woon-werkverkeer als voor zakelijke kilometers. Bij reizen per openbaar vervoer mag u ook de werkelijke kosten vergoeden.

Het bedrag van de belastingvrije vergoeding stijgt in 2023 naar € 0,21/km en in 2024 naar € 0,22/km.

Let op!

U bent als werkgever arbeidsrechtelijk in beginsel niet verplicht dit verhoogde bedrag ook aan uw werknemers te betalen. Dit is anders indien in een arbeidsovereenkomst, arbeidsvoorwaarden en cao is bepaald dat de maximale fiscale vergoeding moet worden vergoed. In dat geval heeft u geen keuze en moet u mee met de verhoging.

4. Beperken 30%-regeling vanaf 2024

Werknemers afkomstig van buiten Nederland en in Nederland werkzaam, maken vaak dubbele kosten (zogenaamde extraterritoriale kosten). Onder voorwaarden mag een werkgever deze kosten onbelast vergoeden. Het makkelijkst (en vaak voordeliger) is het om standaard 30% van de totale beloning onbelast te vergoeden (zonder nader bewijs). De afgelopen jaren zijn veel buitenlandse werknemers in Nederland aan de slag gegaan met deze 30%-regeling.

Vanaf 2024 wordt de maatregel beperkt. Vanaf dat moment mag de 30%-regeling alleen nog maar worden toegepast over de balkenendenorm (2023: € 223.000). Over het meerdere mag dat dan niet meer. Wel kan er nog altijd voor worden gekozen om de werkelijke kosten te vergoeden. Ook mogen naast de 30%-regeling altijd nog de werkelijke gelden van een internationale school worden vergoed.

Tip! Werknemers die de 30%-regeling al toepassen in 2022, mogen dit nog voortzetten in 2024 en 2025 (mits de totale looptijd nog niet is verstreken). Bent u voornemens een werknemer met een dergelijk hoog salaris te werven uit het buitenland, dan kan het dus handig zijn die nog in 2022 in dienst te nemen. De werknemer kan dan twee jaar langer gebruikmaken van de 30%-regeling.