Eindejaarstips 2019 voor werkgevers

Tip 1: Benut uw mogelijkheden binnen de werkkostenregeling

Benut ook dit jaar uw mogelijkheden binnen de werkkostenregeling. Beoordeel uw resterende vrije ruimte (1,2% van de totale fiscale loonsom) en bekijk of zaken, die u in 2020 wilt vergoeden/verstrekken, nog in 2019 kunnen worden vergoed/verstrekt. Het is namelijk niet mogelijk om de vrije ruimte die in 2019 over is, door te schuiven naar 2020.

Extra tip: Als u toch van plan bent aan een bepaalde groep werknemers bonussen uit te keren kijk dan even of u nog vrije ruimte onbenut hebt gelaten.

Extra tip: Houd er rekening mee dat de vrije ruimte vanaf 2020 wordt verruimd. Tot een loonsom van € 400.000 gaat de vrije ruimte 1,7% bedragen en 1,2% over het meerdere. Dit betekent dat de vrije ruimte ten opzichte van 2019 met maximaal € 2.000 toeneemt.

Houd ook rekening met het gebruikelijkheidscriterium. Dit (lastige) criterium houdt in dat uw vergoedingen en verstrekkingen niet in de vrije ruimte kunnen worden ondergebracht als deze onderbrenging op zichzelf ongebruikelijk is en/of de omvang van de vergoeding/verstrekking ongebruikelijk is. Ongebruikelijk betekent in dit verband een afwijking van 30% of meer van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Volgens een recent arrest van de Hoge Raad betekent het echter ook niet dat alleen zakelijke vergoedingen en verstrekkingen in de werkkostenregeling kunnen worden ondergebracht. In de betreffende zaak ging het om aandelenpakketten.

Extra tip: Tot een bedrag van € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst de vergoedingen/verstrekkingen in ieder geval als gebruikelijk. Het bedrag van € 2.400 (doelmatigheidsmarge) geldt in alle redelijkheid, dus bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet op het minimumloon of als stagiair. Overigens betekent dit niet dat het bedrag van € 2.400 per definitie onbelast is. Het bedrag telt ‘gewoon’ voor de vrije ruimte en kan dus mogelijk een extra heffing van 80% opleveren voor de werkgever.

Maak gebruik van de collectieve vrije ruimte binnen de concernregeling. Houd er hierbij rekening mee dat de concernregeling alleen geldt voor bv’s, nv’s en stichtingen en dat een belang van minimaal 95% gedurende het gehele jaar vereist is. Dit hoeft niet altijd een voordeel op te leveren. Dit is nl. maatwerk. Bekijk per jaar goed in welk bedrijf u de vrije ruimte wilt benutten voor u de concernregeling gebruikt.

Extra tip: Heeft u nog geen andere belaste vergoedingen of verstrekkingen gehad, dan kunt u zichzelf dit jaar als dga bijvoorbeeld ook een eindejaarsbonus geven van € 2.400. Staat uw partner ook op de loonlijst, dan geldt dit ook voor hem of haar.

Extra tip: Geef bij dreigende overschrijding van de vrije ruimte in plaats van een kerstpakket eens een nieuwjaarsgeschenk. Of vervang de kerstborrel buiten de deur door een Nieuwjaarsborrel buiten de deur. Het bedrijfsfeestje is begin 2020 misschien net zo gezellig als eind 2019. Omdat deze verstrekkingen dan in 2020 plaatsvinden, komen ze ook ten laste van de vrije ruimte in 2020. Schuiven heeft natuurlijk alleen zin als u in 2020 niet met dezelfde dreigende overschrijding van de vrije ruimte te maken krijgt.

Denk ook eens na over het anders inrichten van bepaalde vergoedingen of verstrekkingen. De kerstborrel buiten de deur is met wat goede aankleding misschien wel net zo gezellig in uw bedrijfspand. Dit is aantrekkelijk, omdat de kerstborrel buiten de deur ten laste van de vrije ruimte komt, terwijl de borrel binnenshuis op nihil is gewaardeerd.

Let op! Gaat de borrel binnenshuis gepaard met een maaltijd, dan komt voor de maaltijd wel het forfaitaire bedrag van € 3,35 per werknemer ten laste van de vrije ruimte. Maar dit is altijd veel minder dan de werkelijke waarde van een maaltijd buiten de deur, die anders ten laste van uw vrije ruimte was gekomen.

Tip 2: Speel in op nieuwe fietsenregeling (zie ook punt 21)

In 2020 wordt een nieuwe regeling voor de fiets van de zaak ingevoerd. Er wordt een bijtelling berekend over de consumentenadviesprijs van de fiets, als deze voor privégebruik ter beschikking staat. Als de fiets ter beschikking staat voor woon-werkverkeer, wordt de fiets ook geacht voor privégebruik ter beschikking te staan. De bijtelling voor de fiets gaat 7% bedragen. Deze bijtelling wordt tot het inkomen van uw werknemer gerekend en hierover betaalt hij of zij belasting.

• De maatregel gaat niet gelden als de fiets verstrekt of vergoed wordt. De fiets moet dus eigendom blijven van de werkgever en de werknemer mag deze gebruiken. Dit betekent ook dat de fiets bij het einde van het dienstverband moet worden teruggegeven of dat de werknemer een reëel bedrag betaalt voor het overnemen van de fiets. De bijtelling omhelst niet eventuele accessoires die ter beschikking worden gesteld, zoals regenpakken, fietstassen etc. Daarvoor gelden de normale regels van de werkkostenregeling.
• Gaat u in 2020 een leasefiets ter beschikking te stellen aan uw werknemer? Dan kunt u evengoed nog een reiskostenvergoeding van € 0,19/km betalen voor zakelijke reizen die niet met de leasefiets zijn afgelegd.
• U kunt een ter beschikking gestelde fiets na enkele jaren wel weer aan de werknemer verkopen voor de dan geldende dagwaarde en vanaf dat moment weer een vergoeding betalen van € 0,19/km voor met de fiets zakelijk afgelegde kilometers. Dit kan met name aantrekkelijk zijn als de werknemer veel woon-werkverkeer fietsend aflegt.
• De nieuwe fietsregeling zal gaan gelden voor alle soorten fietsen en zelfs voor bromfietsen die mede door spierkracht worden voortbewogen en beschikken over een elektromotor. Deze laatste categorie ziet met name op de speed-pedelecs.
• De btw-regels voor een fiets van de zaak wijzigen niet. Normaliter kunt u de btw voor privégebruik door werknemers niet aftrekken, maar voor fietsen geldt een uitzondering. Tot een bedrag van € 749 (inclusief btw) mag u de btw aftrekken.

Tip 3: Houd rekening met wijziging 30%-regeling; in plaats van acht nog maar vijf jaar.

De 30%-regeling voor buitenlandse werknemers met een specifieke deskundigheid is gewijzigd. Vanaf 2019 mogen werkgevers de regeling nog maar vijf jaar toepassen in plaats van acht jaar. Er is overgangsrecht ingevoerd voor de groep werknemers waarvoor de regeling als gevolg van deze maatregel in 2019 of 2020 zou eindigen.

Op basis van de 30%-regeling mag een werkgever 30% van het salaris van de betreffende werknemer belastingvrij uitbetalen als tegemoetkoming in de extra kosten van de buitenlandse werknemer. Een hoger percentage mag ook, mits aannemelijk wordt gemaakt dat de kosten ook hoger zijn.

Er gelden wel de nodige voorwaarden om de regeling te mogen toepassen. Met name moet sprake zijn van een specifieke deskundigheid. Dit is onder meer het geval als het jaarsalaris, exclusief de belastingvrije vergoeding, in 2019 minstens € 37.743 bedraagt. Voor werknemers jonger dan 30 jaar met een master titel geldt de verlaagde salariseis van € 28.690. Verder moet de werknemer voordat hij bij de Nederlandse werkgever in dienst trad, op minstens 150 km afstand van de Nederlandse grens hebben gewoond.

Extra tip: Een soortgelijke regeling geldt voor werknemers die tijdelijk in het buitenland werken. Ook aan die werknemers mag onder voorwaarden 30% van de beloning onbelast worden uitbetaald. Deze regeling wijzigt niet.

Tip 4: Bereid u voor op e-Herkenning UWV en Belastingdienst

Het UWV maakt sinds november 2018 gebruik van e-Herkenning, een digitaal hulpmiddel waarmee u toegang kunt krijgen tot diverse overheidsdiensten en bedrijven. Door gebruik te maken van e-Herkenning hoeft u niet langer verschillende inlogcodes en bijbehorende wachtwoorden te gebruiken. Het gebruik van e-Herkenning bij het UWV is vanaf 1 november 2019 verplicht. U moet het dan onder meer gaan gebruiken voor ziek- en herstelmeldingen.

De Belastingdienst gaat e-Herkenning eveneens vanaf 2020 verplicht stellen voor rechtspersonen die de loonaangifte willen doen. Niet-rechtspersonen kunnen hiervoor in 2020 nog DigiD blijven gebruiken.

E-Herkenning kent vijf verschillende veiligheidsniveaus. Het UWV en de Belastingdienst gaan het een-na-hoogste veiligheidsniveau gebruiken, niveau 3. Hoe hoger het veiligheidsniveau, hoe meer zekerheid er verkregen wordt over uw identiteit. Op dit niveau logt u in met een gebruikersnaam en wachtwoord, aangevuld met een sms- of pincode. Met een hoger veiligheidsniveau kunt u wel inloggen bij organisaties met een lager veiligheidsniveau. Andersom kan niet.

Extra tip: Het is verstandig om te inventariseren op welk veiligheidsniveau organisaties werken waarmee u zaken doet. Op basis daarvan kunt u zelf een veiligheidsniveau kiezen waarmee u bij al deze organisaties kunt inloggen. Aan het gebruik van e-Herkenning zijn kosten verbonden. Afhankelijk van de leverancier en het veiligheidsniveau betaalt u per medewerker die e-Herkenning gaat gebruiken, maximaal € 80 per jaar.

Tip 5: Stuur de beschikking gedifferentieerde premie Whk naar uw salarisadministrateur

In deze periode ontvangt u van de Belastingdienst de “Mededeling Loonheffingen Gedifferentieerd Premiepercentage Werkhervattingskas” voor het jaar 2020. Deze mededeling van Belastingdienst is essentieel voor een juiste salarisverwerking en dient u daarom naar uw salarisadministrateur te sturen. Ook adviseren wij u ook de beschikking te (laten) controleren. Onze ervaring is dat de beschikkingen regelmatig onvolkomenheden bevatten. Zeker indien er aan uw onderneming schadelasten worden toegerekend, is het raadzaam deze controle te laten uitvoeren. Door een onjuiste toerekening kan het zomaar voorkomen dat u jarenlang teveel en ten onrechte premie afdraagt aan de Belastingdienst.