Special Eindejaarstips 2024: Tips voor werkgevers

36. Rapportageplicht werkgebonden personenmobiliteit voor grote werkgevers

Werkgevers met minimaal 100 werknemers zijn per 1 juli 2024 verplicht om de CO2-uitstoot van hun personeel bij te houden en daarover te rapporteren.

Alle zakelijke reizen van het personeel moeten worden bijgehouden, zowel het woon-werkverkeer als alle overige zakelijke reizen. Op basis van de ingediende gegevens berekent de RVO de CO2-emissie.

Voorlopig geldt alleen de verplichting tot rapportering. Vanaf 2026 kan er aanvullende regelgeving komen als blijkt dat uw werknemers samen te veel CO2 uitstoten.

U heeft als werkgever onder meer de volgende gegevens nodig:

• Het totaalaantal kilometers dat uw werknemers in een kalenderjaar hebben afgelegd voor zakelijk en woon-werkverkeer.
• Jaartotaal aan kilometers, verdeeld in soort vervoermiddel en brandstoftype.

Via een digitaal formulier levert u de gevraagde gegevens bij RVO aan. Ook de CO2-berekening wordt via dit digitale formulier gedaan. De rapportage over 2024 moet uiterlijk 30 juni 2025 zijn ingediend. Voor het digitale formulier heeft u minimaal eHerkenning niveau eH2+ met machtiging RVO-diensten nodig.

37. Benut uw mogelijkheden binnen de werkkostenregeling

Benut ook dit jaar uw mogelijkheden binnen de werkkostenregeling. Beoordeel uw nog resterende vrije ruimte en bekijk of zaken die u in 2025 wilt vergoeden dan wel verstrekken nog in 2024 kunnen worden vergoed of verstrekt (bij ‘vergoeden’ koopt de werknemer de zaak en betaalt u hem terug, bij ‘verstrekken’ koopt u de zaak en geeft u deze aan de werknemer). Het is namelijk niet mogelijk om de vrije ruimte die in 2024 over is door te schuiven naar 2024.

Dreigt u dit jaar de vrije ruimte te overschrijden, overweeg dan het verschaffen van vergoedingen en verstrekkingen uit te stellen tot 2025. Dit is uiteraard alleen voordelig als u in 2025 naar verwachting binnen de vrije ruimte blijft.

Houd rekening met het gebruikelijkheidscriterium. Dit betekent dat uw vergoedingen en verstrekkingen niet in de vrije ruimte kunnen worden ondergebracht als deze op zichzelf ongebruikelijk zijn en/of de omvang van de vergoeding/verstrekking ongebruikelijk is. Ongebruikelijk betekent in dit verband een afwijking van 30% of meer van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het betekent echter niet dat alleen zakelijke vergoedingen en verstrekkingen in de werkkostenregeling kunnen worden ondergebracht.

Tip!

Maak gebruik van de doelmatigheidsmarge van € 2.400 per persoon per jaar. Tot dit bedrag beschouwt de Belastingdienst de vergoedingen/verstrekkingen in ieder geval als gebruikelijk. Het bedrag van € 2.400 geldt in alle redelijkheid, dus bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet op het minimumloon of als stagiair. Overigens betekent dit niet dat het bedrag van € 2.400 per definitie onbelast is. Het bedrag telt ‘gewoon’ mee voor de vrije ruimte en als u die vrije ruimte overschrijdt, betekent dat een extra heffing van 80%.

Tip!

Heeft u nog geen andere belaste vergoedingen of verstrekkingen gehad, dan kunt u zichzelf dit jaar als dga bijvoorbeeld ook een eindejaarsbonus geven van € 2.400. Staat uw partner ook op de loonlijst, dan geldt dit ook voor hem of haar. Dit is niet mogelijk als u gebruikmaakt van een betalingsregeling in het kader van het bijzonder uitstel van betaling voor coronaschulden. De extra betaling kan dan worden aangemerkt als bonus waarvoor een verbod geldt.

38. Heroverweeg gebruik concernregeling binnen werkkostenregeling

Heeft u meerdere bv’s, dan kunt u binnen de werkkostenregeling (WKR) de concernregeling toepassen. Door de concernregeling kan een bv die tot een concern behoort de ongebruikte vrije ruimte van een andere bv binnen hetzelfde concern benutten. Door de grotere vrije ruimte bij een loonsom tot € 400.000 is het gebruik van de concernregeling echter niet altijd voordelig. Als u de concernregeling toepast, kunt u namelijk maar één keer profiteren van de extra vrije ruimte van 1,92% die dit jaar geldt over de eerste € 400.000 van de loonsom. Het gebruik van de concernregeling is optioneel en u hoeft uw keuze pas ná 2024 te bepalen.

Tip!

Maak alleen gebruik van de concernregeling binnen de WKR indien deze positief voor u uitpakt. Houd er hierbij rekening mee dat de concernregeling alleen geldt voor bv’s, nv’s en stichtingen en dat een belang van minimaal 95% gedurende het gehele jaar vereist is.

39. Vier kerst dit jaar ‘WKR-optimaal’ met uw personeel

Geef bij dreigende overschrijding van de vrije ruimte in plaats van een kerstpakket eens een nieuwjaarsgeschenk. En een bedrijfsfeestje is begin 2025 misschien net zo gezellig als eind 2024. Omdat deze verstrekkingen dan in 2025 plaatsvinden, komen ze ook ten laste van de vrije ruimte in 2025.

Let op!

Bedenk wel dat schuiven alleen zin heeft als u in 2025 niet met dezelfde dreigende overschrijding van de vrije ruimte te maken krijgt.

Let op!

Het kan aantrekkelijk zijn om de kerstborrel op de eigen werkvloer te houden, omdat er dan sprake is van een nihilwaardering die geen gevolgen voor de vrije ruimte heeft. Gaat de borrel binnenshuis gepaard met een maaltijd, dan komt voor de maaltijd wel het forfaitaire bedrag van € 3,90 per werknemer ten laste van de vrije ruimte (mits u dat aanwijst als eindheffingsbestanddeel). Dit is echter altijd aanmerkelijk minder dan de werkelijke waarde van een maaltijd buiten de deur, die anders ten laste van uw vrije ruimte was gekomen. Nodigt u ook de partners van de werknemers uit voor het kerstdiner? Dan moet u voor die partners ook € 3,90 rekenen.

40. Vorm een voorziening voor een transitievergoeding

Bij onvrijwillig ontslag van een werknemer bent u in beginsel een transitievergoeding verschuldigd. De hoogte ervan is afhankelijk van het aantal jaren dat de werknemer bij u in dienst is geweest en de hoogte van het salaris. De transitievergoeding bedraagt in 2024 maximaal € 94.000 of een bruto jaarsalaris als dit meer is.

Is het redelijk zeker dat u op niet al te lange termijn een of meer werknemers moet ontslaan, dan kunt u een voorziening vormen voor een transitievergoeding. Ook moeten de uitgaven hun oorsprong vinden in feiten en omstandigheden die zich in de periode voorafgaand aan de balansdatum hebben voorgedaan en moeten ze ook aan die periode kunnen worden toegerekend. Op deze manier kunt u nu al rekening houden met de kosten van een transitievergoeding die zich pas in de toekomst voor zal doen. De hoogte van de voorziening moet u afstemmen op de te verwachten kosten en de te verwachten termijn waarop deze kosten zich zullen voordoen.

Let op!

Er moet een redelijke mate van zekerheid bestaan dat de transitievergoeding betaald moet worden. U zult dit dus aannemelijk moeten kunnen maken, bijvoorbeeld door aan te tonen dat een reorganisatie op termijn niet is te voorkomen.

41. Vraag tijdig de WBSO aan

Werkgevers die innovatieve activiteiten verrichten, kunnen via de WBSO een fiscale tegemoetkoming krijgen in de vorm van een percentage van de gemaakte kosten. Deze kosten bestaan uit de direct toerekenbare salariskosten plus de overige toerekenbare kosten van innovatie.

Als u innovatieve activiteiten gaat uitvoeren, kunt u de WBSO vooraf online aanvragen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (rvo.nl). Aanvragen kan in vier periodes per jaar.

Let op!

Aanvragen voor de eerste periode van 2025 moeten uiterlijk 20 december 2024 bij RVO binnen zijn.

42. Wijziging 30%-regeling vanaf 2027

Werknemers die van buiten Nederland worden aangeworven om in Nederland te komen werken, maken veel dubbele kosten (zogenaamde extraterritoriale kosten). Onder voorwaarden mag een werkgever deze kosten onbelast vergoeden. Dat mag op declaratiebasis, waarbij dus de werkelijke (kwalificerende) kosten worden vergoed. Makkelijker (en vaak voordeliger) is het om standaard 30% van de totale beloning onbelast te vergoeden (zonder nader bewijs). De afgelopen jaren zijn veel buitenlandse werknemers in Nederland aan de slag gegaan met deze 30%-regeling.

Vanaf 2025 zou de maatregel worden afgebouwd, maar het kabinet heeft het oorspronkelijke voorstel gewijzigd. Het voorstel is nu om de maximale onbelaste vergoeding op een constant forfait van 27% te stellen per 1 januari 2027. In 2025 en 2026 geldt voor alle naar Nederland gekomen werknemers nog het percentage van 30. Verder wordt de salarisnorm vanaf 2027 verhoogd van € 46.107 (bedrag in 2024) naar € 50.436. De salarisnorm voor naar Nederland gekomen werknemers jonger dan 30 jaar met een mastergraad wordt verhoogd van € 35.048 (bedrag in 2024) naar € 38.338.

Let op!

Voor werknemers die al vóór 2024 de 30%-regeling toepasten, geldt gedurende de gehele looptijd het percentage van 30. Daarnaast blijft voor hen de oude (geïndexeerde) inkomensnorm gelden. Zij worden dus niet vanaf 2027 geconfronteerd met 27% en een hogere salarisnorm.

Let op!

Werknemers die de 30%-regeling toepassen, mogen er in box 2 en box 3 van de inkomstenbelasting voor kiezen te worden behandeld als buitenlandse belastingplichtige. Dat is vaak voordelig, omdat dan in Nederland slechts beperkt belasting wordt betaald. Vorig jaar is al besloten deze regeling te beëindigen per 2025. Anders dan de 30%-regeling zelf, gaat het afschaffen van de regeling voor box 2 en box 3 gewoon door. Dat betekent dat personen die de 30%-regeling toepassen, vanaf 2025 gewoon volledig belasting moeten betalen in box 2 en box 3.

Let op!

Vraag de 30% aan binnen vier maanden na indiensttreding, zodat de regeling met terugwerkende kracht tot de start van de dienstbetrekking mag worden toegepast. Vraagt u de regeling later aan, dan bestaat geen recht op terugwerkende kracht en mag de regeling pas worden toegepast vanaf de eerste dag van de maand na de maand waarin de aanvraag is gedaan.

Tip!

Bij wisseling van werkgever bestaat recht op continuering van de 30%-regeling. Tussen beide dienstbetrekkingen moet dan minder dan drie maanden zitten. Tevens kan continuering binnen vier maanden na de start van de nieuwe dienstbetrekking worden aangevraagd.