Tijdig opgaaf doen van uw betalingen van derden
Doe tijdig opgaaf aan de Belastingdienst van uw ‘betalingen aan derden’ want de deadline van 31 januari 2024 komt snel dichterbij. Voor welke organisaties deze verplichting geldt, leest u in dit artikel.
Al bekend met de renseigneringsverplichting?
Sinds 2022 zijn er nieuwe fiscale verplichtingen voor het aanleveren van gegevens aan de Belastingdienst omtrent bepaalde betalingen die uw organisatie gedurende een kalenderjaar doet ‘aan derden’. Voor dergelijke betalingen gedaan in 2023 geldt voor deze aanlevering een uiterste termijn van 31 januari 2024. Graag informeren we u over deze verplichting, zodat u het nieuwe jaar correct kunt beginnen.
Voor welke organisaties en betalingen geldt de renseigneringsverplichting?
Als uw organisatie het afgelopen jaar iemand heeft betaald voor werkzaamheden of diensten, dan bestaat de kans dat u – uit eigener beweging – een aantal gegevens moet verstrekken aan de Belastingdienst. Dit wordt de ‘uitbetaalde bedragen aan derden’ (UBD) genoemd.
Welke gegevens gedeeld moeten worden, hangt af van enkele kenmerken van uw organisatie of onderneming. Wanneer uw organisatie of onderneming loonheffingen inhoudt, wanneer de organisatie dus werknemers in dienst heeft, moet u gegevens opgeven aan de Belastingdienst wanneer de natuurlijke persoon aan wie u het afgelopen jaar een betaling heeft gedaan:
- niet bij uw organisatie in dienst is; én
- deze persoon aan uw organisatie geen factuur stuurt óf een factuur stuurt zonder vermelding daarop van btw.
Overigens moeten ook zogenoemde ‘collectieve beheersorganisaties’, zoals BUMA-STEMRA, voldoen aan deze nieuwe renseigneringsverplichting aan de Belastingdienst. Heeft uw organisatie of onderneming wel dit soort betalingen verricht, maar is deze niet aangemerkt als inhoudingsplichtige voor de loonheffingen? Dan bent u meestal niet verplicht tot het doen van opgave aan de Belastingdienst. Wel kan het dan soms slim zijn om de Belastingdienst te informeren van dergelijke betalingen, maar nalaten daarvan is dan veelal niet te beboeten.
Voor welke betalingen geldt de renseigneringsverplichting niet?
De renseigneringsverplichting geldt niet voor iedere betaling aan derden. Denk hierbij aan:
- Betalingen waarvoor aan u een factuur werd uitgereikt met daarop de expliciete vermelding van omzetbelasting, waaronder ook 0% btw of € 0 btw;
- Betalingen aan artiesten en (buitenlandse) beroepssporters die vallen onder de artiesten- en beroepssportersregeling;
- Betalingen aan vrijwilligers die onder de vrijwilligersregeling vallen.
Welke gegevens moet u delen?
Onderstaande gegevens moeten, per betaling, geregistreerd en aangeleverd worden bij de Belastingdienst:
- Het uitbetaalde bedrag;
- De datum waarop dit is uitbetaald;
- De naam, adres en geboortedatum van de persoon aan wie u heeft betaald;
- Het burgerservicenummer (BSN) van deze persoon.[1]
[1] Enkel wanneer uw organisatie niet als werkgever (inhoudingsplichtige) is aangemerkt door de Belastingdienst hoeft u van het BSN geen opgave te doen
Hoe moeten de gegevens aangeleverd worden?
De betalingen aan derden kunnen op meerdere manieren via een digitaal ‘gegevensportaal’ aan de Belastingdienst worden verstrekt.
Deze mogelijkheden zijn:
- Invullen van een webformulier, waarbij de gegevens voor één organisatie kunnen worden verstrekt. Deze manier is praktisch geschikt voor een beperkt aantal meldingen;
- Invullen en uploaden van een spreadsheet met het sjabloon UBD. Deze wijze is ook geschikt voor een beperkt aantal meldingen;
- Met speciale software waarmee XML-gegevensbestanden gemaakt kunnen worden en geüpload. Deze manier is geschikt voor grotere aantallen in één melding te betrekken.
Een andere mogelijkheid tot slot bestaat in het gebruik van ‘Digipoort’. Digipoort is het beveiligde digitale kanaal van de overheid. Via speciale software kan ook daar een XML-gegevensbestand worden geüpload. Voor het Digipoort moeten wel extra kosten worden gemaakt.
De opgave aan de Belastingdienst kan maandelijks worden gedaan. Maar opgave van in 2023 gedane betalingen dient uiterlijk in januari 2024 plaats te vinden. De meeste organisaties echter doen hiervan slechts één keer per jaar opgave aan de Belastingdienst. Zij inventariseren en administreren de betalingen en de benodigde gegevens gedurende een kalenderjaar, zodat ze deze in januari van het volgende jaar kunnen doorgeven.
Na januari kan niet langer worden voldaan aan de verplichting en bestaat het risico op een boete. Omdat de Belastingdienst de gegevens nodig heeft voor controle op de aangiften inkomstenbelasting van de betrokken natuurlijke persoon, kan informatieverstrekking afkomstig uit de renseignering na januari niet meer tijdig worden verwerkt.
De vrijwilligersregeling
Zoals hiervoor opgemerkt, zijn betalingen aan vrijwilligers die onder de vrijwilligersregeling vallen uitgezonderd van de renseigneringsverplichting. Betalingen aan vrijwilligers in 2023 door kwalificerende organisaties tot maxima van € 190 per maand en € 1.900 per jaarvallen regulier niet onder de verplichting.
Let bij toepassing van de vrijwilligersregeling wel op de daaraan gestelde voorwaarden. Biedt uw organisatie zowel een vrijwilligersvergoeding als ook een onkostenvergoeding? Dan voldoet u niet aan de voorwaarden van de fiscale vrijwilligersregeling en geldt de renseigneringsverplichting gebruikelijk onverkort.
Onduidelijkheden, coulance?
In 2023 is de eerste ervaring opgedaan met de nieuwe renseigneringsverplichting. Daarbij kwamen diverse ‘kinderziektes’ en vragen op bij de uitvoering. De Belastingdienst heeft zich daarbij coulant opgesteld en naar onze indruk weinig overtredingen beboet. Met deze ervaring hebben wij de verwachting dat de Belastingdienst in 2024 niet langer zo ‘soepel’ zal zijn als in het verleden en dus tot boeteoplegging over zal gaan. De maximale boete bedraagt momenteel overigens € 16.750 (vierde categorie).
Houd daarom rekening met het doen van opgave aan de Belastingdienst van uw betalingen in 2023 aan kwalificerende personen, zoals:
- zelfstandigen zonder personeel (ZZP’ers) die aan u btw vrijgestelde prestaties hebben verricht (bijvoorbeeld omdat zij de kleine ondernemersregeling toepassen of anderszins btw-vrijgesteld presteren);
- toezichthouders en commissarissen;
- vrijwilligers die vallen buiten de voorwaarden van de fiscale vrijwilligersregeling.
Zorg daarbij dat u van deze personen tijdig alle benodigde informatie beschikbaar heeft. Met name met het tijdig achterhalen van de geboortedatum en het BSN-nummer van betrokkenen gaat praktisch de nodige doorlooptijd gemoeid.
Conclusie
Het is belangrijk om uw administratie ter zake van ‘betalingen aan derden’ tijdig op orde te hebben met het oog op de naderende deadline van 31 januari 2024. Wij verwachten dat de Belastingdienst ten opzichte van 2023 geen coulance meer zal betrachten bij het missen van deze deadline.
Wilt u meer weten over de renseigneringsplicht?
Dan kunt u (vrijblijvend) met ons contact opnemen.
Heeft u nog vragen?
Neem direct contact op met Matthijs Meijberg, Junior Belastingadviseur bij HLB Blömer in Nieuwegein.
Stuur een e-mail of bel + 31 (0)30 605 85 11
Heeft u nog vragen?
Neem direct contact op met mr. Jos van Bavel, Fiscalist | Partner (associate) bij HLB Blömer in Nieuwegein.
Stuur een e-mail of bel +31 (0)30 605 85 11