De werkkostenregeling: ken de mogelijkheden!

Goed nieuws
Voor werkgevers is er goed nieuws, zij kunnen vanaf 2020 tot € 2000 hogere onbelaste vergoedingen geven aan hun werknemers. Dit wordt gedaan op zo’n manier dat kleine werkgevers relatief het meeste voordeel hebben.

Op dit moment mogen werkgevers tot 1,2% van het totale fiscale loon (de loonsom van alle medewerkers samen) onbelast vergoeden of verstrekken. Dit is de vrije ruimte. Daarbovenop kunnen werkgevers onbelaste vergoedingen geven die zijn vrijgesteld, zoals voor reiskosten voor een cursus of vergadering, een telefoon of opleidingskosten. 
Dit percentage wordt verhoogd naar 1,7% voor de eerste € 400.000 van het totale fiscale loon. Dit betekent bij een loonsom van € 400.000 dat werkgevers in de nieuwe situatie €°6.800 onbelast beschikbaar kunnen stellen in plaats van €°4.800 euro nu. Voor het bedrag boven €°400.000 blijft het percentage van 1,2% gelden. 

Te weinig vrije ruimte
Toch blijkt de vrije ruimte vaak te klein. Met name nu het steeds belangrijker wordt goed personeel te binden en te behouden, is het onontkoombaar voor een werkgever om het personeel betrokken en enthousiast te houden. Een uitje met het team helpt daar goed bij. Helaas blijkt vaak de vrije ruimte niet voldoende om de jaarlijkse feestjes, uitjes en geschenken onbelast te geven en blijkt aan het einde van het jaar alsnog extra belasting verschuldigd. Kortom, een dure verrassing.

Andere mogelijkheden
Moeten de kosten van dit soort uitjes en geschenken dan altijd in de vrije ruimte worden opgenomen? Nee, dat is zeker niet het geval. Het belangrijkste criterium dat hier geldt is de zakelijkheid. Wordt aan die eis voldaan, dan hoeven deze kosten niet in de vrije ruimte te worden opgenomen. Hiervoor bestaan echter geen harde regels. 
Als werkgever moet u er voor zorgen dat het reisje of geschenk een zakelijk element bevat. Zo helpt het al als tijdens een personeelsweekend een bezoek wordt gebracht aan de daar gelegen vestiging of als er een vaktechnische presentatie wordt gegeven. Ook teambuildingsactiviteiten kunnen als zakelijk worden beoordeeld. Laat iemand van HR hiervoor een opdracht uitzetten. Het voordeel is dan dat niet alleen die activiteit is vrijgesteld, maar dat soms ook een deel van de reis- en verblijfkosten hieraan kunnen worden toegerekend.
Kortom, slim omgaan met de mogelijkheden die onder meer de WKR biedt kan een heleboel belasting schelen. 
Vanzelfsprekend kunnen wij u bijstaan om de mogelijkheden voor u optimaal te benutten.