HLB Amsterdam Adviseurs Fiscalisten Accountants verzoekt alle medewerkers, cliënten en andere belanghebbenden melding te maken van overtredingen van wet- en regelgeving, van de gedragscode van HLB (klokkenluidersregeling) of van andere onregelmatigheden. HLB Amsterdam Adviseurs Fiscalisten Accountants zal iedere melding strikt vertrouwelijk behandelen en zal geen maatregelen treffen tegen medewerkers die een melding doen.
Een melding kan gemaakt worden door middel van:
- Melding aan de Compliance Officer van HLB Amsterdam Adviseurs Fiscalisten Accountants, schriftelijk, via e-mail of mondeling.
- Melding middels onderstaand formulier; deze meldingen worden rechtstreeks verzonden naar een afzonderlijke e-mailbox, waartoe alleen de Compliance Officer van HLB Amsterdam Adviseurs Fiscalisten Accountants toegang heeft.
- Bij het invullen van het meldingsformulier wordt gevraagd uw naam in te vullen, het is echter ook mogelijk uw melding anoniem te doen. De melding dient zoveel mogelijk specifieke informatie te bevatten om zodanig het onderzoek naar deze melding te bespoedigen. Te denken valt hierbij aan datum en plaats, betrokken personen, aard van de overtreding en getuigen.
1. Reikwijdte
Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:
a. handelingen die leiden tot strafbare feiten door de accountantsorganisatie of haar medewerkers; b. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers; c. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers; d. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden; e. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie; f. en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.
Als er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van de accountantsorganisatie dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil met de hiervoor genoemde richtlijnen hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.
2. Procedure
- Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon.
- De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend elektronisch plaats via compliance@hlb-amsterdam.nl
- Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e-mailadres.
- De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen één week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.
- Indien sprake is van een onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling genoemde situatie ad a en/of e, informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk het bestuur. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder.
- Als sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving, informeert de vertrouwenspersoon de compliance officer.
- Bij het informeren van het bestuur en compliance officer als bedoeld in de punten 5 en 6, maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.
- De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandelingvan zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Wanneer deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
- Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de compliance officer met inachtneming van de vertrouwelijkheid.
3. Vertrouwelijkheid
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht. Het bestuur van de accountantsorganisatie garandeert medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen de accountantsorganisatie, dan wel zijn/haar carrière.